По вопросу хранения копии расчетных листков. Нет, организация не обязана хранить копии расчетных листков сотрудников. Работодатель должен выдавать сотрудникам расчетные листки не реже чем один раз в месяц при выплате окончательной части зарплаты (ст. 136 ТК). Документ, который содержит подробную информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за календарный месяц, называют расчетным листком по заработной плате (также вы могли слышать названия «квиток» или «расчетка»). Сроки хранения документов по зарплате с 2021 года по приказу Росархива № 236. Таблица сроков хранения зарплатных документов. Новые сроки хранения кадровых документов: Вид документации. Перечень № 236. Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр. Новые сроки хранения кадровых документов: Вид документации. Перечень № 236. Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр.
Сколько времени хранить документы организациям и ИП
Вся эта информация предоставляется в расчетных листах, которые бухгалтерия составляет на основании расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, исполнительных листов и т.д. Хранить сами расчетные листки законодательство не обязывает. Лицевой счет работника — это документ для персонифицированного учета начисления заработной платы, отпускных и пособий по временной нетрудоспособности в организации. Он ведется на специализированных бланках первичной бухгалтерской документации. Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Демидов Г.И.) Постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет. В 2022 году компании и ИП обязаны соблюдать новые сроки хранения бухгалтерско-налоговых документов: документы, содержание которых связано с начислением и уплатой налогов, хранятся в течения пяти лет вместо прежних четырех лет (пп.8 п.1 ст. 23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ). сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет.
Документы по заработной плате
Каждый тип начислений и удержаний должен быть указан отдельно, с указанием их наименования, суммы и основания для начисления или удержания. Кроме того, на расчетном листке должна быть указана дата выдачи, а также подпись ответственного лица, ответственного за формирование и выдачу расчетных листков. Еще одним важным требованием законодательства является легкость восприятия информации на расчетном листке. Для этого рекомендуется использовать таблицы и четкое разделение информации по группам начислений и удержаний. Следует отметить, что хранение расчетных листков также подвержено определенным правилам и требованиям законодательства. Расчетные листки должны храниться в соответствии с установленными сроками и быть доступными для ознакомления работников и проверяющих органов. Таким образом, оформление расчетных листков по зарплате должно соответствовать требованиям законодательства, содержать необходимую информацию и быть легким воспринимать. Соблюдение этих требований обеспечит прозрачность и законность процесса начисления и удержания заработной платы. Ответственность за нарушение правил хранения расчетных листков В случае нарушения правил хранения расчетных листков могут возникнуть негативные последствия, как для сотрудников, так и для компании в целом.
Нарушение конфиденциальности данных может привести к утечке информации о заработной плате сотрудников, что может вызвать недоверие и недовольство со стороны персонала. Кроме того, такие нарушения могут иметь юридические последствия и привести к штрафам или искам со стороны сотрудников или контролирующих органов. Для предотвращения нарушений и соблюдения правил хранения расчетных листков необходимо внедрить соответствующие процедуры и меры безопасности. Важно обеспечить физическую защиту документов, например, хранение их в безопасных помещениях или сейфах с ограниченным доступом. Кроме того, нужно осуществлять контроль за перемещением и использованием расчетных листков, например, путем ведения журнала учета или электронной системы управления. Внедрение правил, контроль и надлежащее хранение расчетных листков являются важными мерами для обеспечения конфиденциальности и сохранности данных сотрудников. Компании, которые осуществляют обработку и хранение расчетных листков, должны прилагать максимальные усилия для соблюдения этих правил и обеспечения безопасности информации о заработной плате сотрудников. Сроки хранения расчетных листков В соответствии с гражданским кодексом расчетные листки должны храниться в течение трех лет со дня их составления.
Это время обусловлено возможностью возникновения споров и претензий со стороны работников, контроля со стороны налоговых органов, а также необходимостью контроля за выплатами и отчетности.
Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты. Сроки хранения документов В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк. Это поможет исключить внесение недостоверных данных.
Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость. Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости. Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре.
Готовая со всеми данными платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год.
Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января п. Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню. Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25. Структура номенклатуры дел компании Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.
В Трудовом кодексе РФ прямо не указано, должны работники расписываться за получение расчетных листков или нет. Однако в случае проведения проверки трудовой инспекцией при отсутствии письменных доказательств работодателю будет проблематично доказать, что обязанность, возложенная на него трудовым законодательством, выполняется. Минтруд России в своих разъяснениях рекомендует работодателям выдавать работникам расчетные листки именно под роспись, что поможет документально подтвердить факт выдачи и убережет от административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Извлечение из письма Минтруда России от 16.
Вместе с тем во избежание спорной ситуации и возможного привлечения к административной ответственности работодателю необходимо будет подтвердить выдачу работнику расчетного листка, в связи с чем полагаем, что работодатель может выдавать работникам расчетные листки под роспись. В случае если в день прекращения расторжения трудового договора работник не работал, работодатель может заблаговременно известить работника о составных частях заработной платы либо при выдаче трудовой книжки. Таким образом, работодатель должен иметь подтверждение тому, что работники получали расчетные листки.
Расчетный листок — обязательный документ, о котором часто забывают
Например, накладную оформили в 2024 году. Начинайте отсчет с 1 января 2024 года, уничтожить документ можно 1 января 2027 года, Если документ действует несколько лет, отсчитывайте срок с года, в котором последний раз применяли документ. Это правило действует для различных регламентов, положений, приказа об учетной политике и т. Отдельное правило установлено для путевых листов: Стандартный срок хранения — пять лет, отсчет с 1 января следующего года, Если водитель трудился в опасных или вредных условиях, срок увеличивается до 50 лет. Документация о спорах с налоговиками хранится в стандартные сроки — пять лет. Отсчет начинайте с момента разрешения спора.
Табеля нужно вести вне зависимости от штатной численности организации За неведение табеля учета рабочего времени работодателя могут привлечь по ст. При проверках трудовой инспекцией одним из основных мероприятий, включенных в программу проверки, является анализ табеля учета использования рабочего времени. С помощью документа учета рабочего времени ревизоры выявляют нарушения трудового законодательства. В случае обнаружения каких-либо нарушений, связанных с неправильным заполнением табеля, статьей 5. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля. Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет пп. Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов письмо Минфина от 19. Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи п.
За более ранние периоды выдавать документы необязательно Купить рекламу Отключить Учет рабочего времени Табель учета рабочего времени необходимо хранить 5 лет. Исключение — табель, в котором указаны работники с вредными и опасными условиями труда: он хранится 75 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003 г. Срок считается с 1 января, следующего за годом, в котором табель окончен делопроизводством Глубина проверки Основной вопрос с т. Дело в том, что ограничений по периоду, который может быть изучить ГИТ, в законе нет. Инспекция вправе потребовать документы за любой период, провести опрос работников и должностных лиц, потребовать письменные объяснения. Глубина проверки не ограничивается сроком хранения документов. Более того, закон не ограничивает период, который охватывает проверка. ГИТ может потребовать документы за любой период в пределах сроков их хранения.
Что включает и как выдается расчетный листок по заработной плате
Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив. Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа. Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Сформируйте и выдайте расчетки по заработной плате за несколько дней до выплаты зарплаты, пособий и прочих доходов. Выдать листки можно и в день перечисления на счета сотрудников, но не позже. Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года. Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Уменьшить установленные сроки хранения документов нельзя. Их увеличение допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению ИП (п. 4 примечания к постановлению N 140, п. 52 Правил работы архивов N 143).
Порядок выдачи работникам расчетных листков
В некоторых организациях коды доходов не пишут, а сразу пишут вид. В этом случае расчетный лист выглядит так. Для кого необходимо делать расчетный лист Расчетный листок нужно выдавать всем наемным сотрудникам, оформленным по трудовым договорам. Получить документ должны и сезонники, и совместители, и временные работники. Есть только одно исключение: нулевые доходы. То есть если за прошедший месяц сотрудник ничего не заработал, то и выдавать ему документ не нужно.
Соответственно, если работник находится в декрете или в продолжительном административном отпуске, то бухгалтерии и кадровикам не нужно тратить время, чтобы в течение нескольких месяцев отправлять расчетку с нулевыми начислениями. Расчетные листки также не нужно составлять для работников на договорах ГПХ. Если следовать норме закона, они не сотрудники компании, а наемные специалисты, которые оказывают услуги. Более того, выдача расчетного листка коллеге на договоре ГПХ влечет за собой риск переквалификации отношений из гражданско-правовых в трудовые. Когда и как выдают расчетный листок Зарплату выплачивают как минимум два раза в месяц, однако расчетный листок сотрудники должны получать при окончательном расчете.
К примеру, в вашей организации выдают зарплату два раза в месяц: 20 числа — за первую половину месяца аванс и 5 числа следующего месяца — за оставшийся период зарплата. Значит, расчетный лист работодатель выдаст вам в день получения зарплаты. Когда сотрудник увольняется, документ выдается в последний рабочий день, после того как работодатель окончательно рассчитает выплату. Расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.
Но, пожалуй, самое главное — это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения — в сравнительной таблице: Вид документации.
Документация о спорах с налоговиками хранится в стандартные сроки — пять лет. Отсчет начинайте с момента разрешения спора. Все бухгалтерские и налоговые изменения 2024 года собрали в Высшей налоговой Академии! Получите доступ к Всероссийской налоговой аттестации-2024 и ведите учет без ошибок и уточнений! Сроки хранения налоговых документов в организации в 2024 году Для налоговой первички и регистров архивные периоды установлены в НК РФ: Первичка, подтверждающая суммы доходов и расходов — 4 года, Книги покупок и продаж — 4 года, Налоговая отчетность, за исключением РСВ — 5 лет, Расчет по страховым взносам — 50 лет, Платежки по налогам и взносам — 6 лет, Требования, решения, акты ФНС и ответы налогоплательщика — 5 лет, Документы опротестования и обжалования акта налоговой проверки — 10 лет, Сертификаты ЭЦП — 5 лет. Чтобы не дублировать первичку и учетные регистры, бухгалтера совмещают документы бухгалтерского и налогового учета.
Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 Документы справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292.
Защита документов
Хранить второй экземпляр расчетного листка не обязательно, однако полезно на случай спора (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н) (см. рекомендацию: Обязан ли работодатель формировать и хранить вторые экземпляры или копии расчетных листков в организации). Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Если в организации расчетные листки создаются с использованием автоматизированной программы (например, 1С) – формируются и выгружаются для отправки работникам по электронной почте, то распечатывать их на бумаге для хранения необязательно. Расчетный листок по заработной плате: образец, скачать бланк Итак, стандартный расчетный лист выглядит следующим образом: Сверху указывается месяц и год, за который начисляется зарплата. Под ним пишется название организации, Ф. И. О. Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Демидов Г.И.) Постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.
Как долго сохраняются расчетные листки по заработной плате: сроки и порядок хранения
Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 281 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 5 лет после смены материально ответственного лица 284 — Планы, стратегии, программы и документы к ним акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости , полученные и или составленные в ходе оказания аудиторских услуг — 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 285 Договоры контракты, соглашения оказания аудиторских услуг: а у аудируемого лица; б у аудиторской организации, индивидуального аудитора при условии проведения внешней проверки качества работы 5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 Документы справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292.
Есть следующие способы: в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись; также можно вести специальный журнал учета. Порядок выдачи расчетных листков Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы. Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.
Как подтвердить факт Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности. Процедура подтверждения возможна с помощью: ведения журнала учета и выдача документа под роспись; разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа; составление формы, которая имеет отрывную часть она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю. При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные. Условия выдачи расчетного листка по заработной плате Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать 2018 В ТК РФ не утверждена единая форма для этого документа.
Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно. Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст. Но выдача расчетных листков по зарплате, согласно Трудовому кодексу, может осуществляться раз в месяц при окончательном расчете, т. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.
Когда выдаются расчетные листки: до зарплаты или после Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам законодательно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно. Зарплата 10 числа,за сколько дней должен выдаваться расчетный листок? Важно Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение ч. Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации — до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.
К сведению СвернутьПоказать Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения , считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его постановления исполнения ст. Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст. Когда выдается расчетный лист по заработной плате? Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается вклеивается в лицевой счет работника по на бумажном носителе.
Мнение СвернутьПоказать Галина Изотова, руководитель юридической службы аудиторской компании МКПЦ Специалисты по кадрам и бухгалтеры единодушны: форму расчетного листка пора менять. Мы широко применяем современные технологии в работе и в жизни, но до сих пор законодательство требует обязательной письменной формы расчетного листка. Этот вопрос поднимают и на сайте Онлайнинспекция. Расчетные листки Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца так называемого аванса отдельные ее составные части могут быть еще не определены. На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.
А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, так как при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения ст. Расчетный листок по зарплате: как и когда выдавать Некоторые работодатели считают — и, замечу, ошибочно — что, изменив порядок выплаты заработной платы с наличного на безналичный расчет, они не должны выдавать работникам расчетные листки особенно в случае, когда работнику на мобильный телефон приходит сообщение о перечислении на его счет средств от работодателя, в котором указан конкретный размер суммы. Обязанность информировать работников о начисленной и выплаченной им заработной плате, обо всех ее составных частях, а также о размерах удержаний никто не отменял. Такого же мнения придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости в комментариях на сайте Онлайнинспекция. Не так давно через этот сервис задавали вопрос: «Выплата заработной платы переведена на карточку.
С тех пор я не имею возможности контролировать свою зарплату. Как выглядит расчетный лист по заработной плате? Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи. В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет.
Они выдают квитанции только по требованию. Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику. Основные детали Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.
Правила выдачи расчетных листков по зарплате Внимание В связи с этим руководству компании необходимо утверждать форму расчетного листа самостоятельно. Картинка кликабельна, нажмите для увеличения Это может быть сделано либо посредством отдельного локального акта в организации, либо при помощи специального приказа. Д ействующее трудовое законодательство содержит требование при выплате заработной платы в обязательном порядке извещать в письменной форме каждого работника о составных частях оплаты труда и произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате ст. Такая информация представляется посредством выдачи так называемого расчетного листка. Рассмотрим связанные с ним вопросы.
Расчетный листок должен включать в себя следующую информацию: о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. Например, оклад, ставка, количество часов, премии, надбавки, доплаты, коэффициенты и т. Не может расчетный листок содержать только общую величину начисления и удержанную сумму. В нем следует указывать полную и достоверную информацию о том, из чего именно сложилась полученная работником заработная плата, с целью обеспечения осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда. Аналогичное мнение высказано, например, судом в апелляционном определении Магаданского областного суда от 02.
Форма расчетного листка Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. А в случае совершения такого нарушения повторно - по ч.
Расчетные листки обычно выдаются в конце месяца, после завершения расчетного периода и подготовки данных по начислениям. Точную дату выдачи устанавливает работодатель внутренними правилами организации. Утверждение формы расчетного листка — это важный этап в организации работы и учета зарплатных начислений. Правильно составленная форма расчетного листка позволяет работникам понимать, из каких составляющих формируется их заработная плата, а также получать необходимую информацию о начислениях и удержаниях. Ниже приведены общие рекомендации и порядок утверждения формы расчетного листка. Какая форма должна содержать расчетный листок?
Расчетный листок должен содержать следующую информацию: Периодичность расчетных листков. Порядок и срок выдачи расчетных листков. Ответственность за невыдачу или задержку в выдаче расчетных листков. Форму расчетного листка можно утвердить путем выдачи приказа, в котором указываются все составляющие и правила его использования. Приказ должен быть подписан руководителем организации. Каким лицам и какой периодичностью выдаются расчетные листки? Расчетные листки выдаются работникам организации лично или через иных лиц. Интервал выдачи расчетных листков может устанавливаться в приказе и зависит от внутренних правил организации. Обычно расчетные листки выдаются ежемесячно после окончания отчетного периода. Какая ответственность за невыдачу или задержку в выдаче расчетных листков?
Организация несет ответственность за невыдачу или задержку в выдаче расчетных листков. Руководитель или отдельно назначенный ответственный сотрудник должен контролировать соблюдение сроков выдачи расчетных листков. Что делать при нарушении сроков выдачи расчетных листков? При нарушении сроков выдачи расчетных листков работник может обратиться в отдел кадров или к начальнику для выяснения причин задержки. Организация обязана выдать расчетные листки сотрудникам даже в случае их увольнения. Как подтвердить получение расчетного листка? Работник должен подписать полученный расчетный листок. В случае отказа от подписи, этот факт также должен быть фиксирован. Полученные расчетные листки хранятся организацией в соответствующем архиве. Какие экземпляры формы расчетного листка необходимо формировать и хранить?
В организации необходимо формировать и хранить как первые, так и вторые экземпляры формы расчетного листка. Экземпляры должны быть предоставлены самим работникам и организацией. Одним из способов хранения может быть электронный вид. Утверждение формы расчетного листка — это ответственное действие, необходимое для обеспечения справедливости и прозрачности начисления заработной платы. Корректное и своевременное информирование работников о составе и сумме начисленной зарплаты способствует созданию благоприятного рабочего климата и повышению удовлетворенности сотрудников. Как подтвердить получение расчётного листка работником организации? Расчётный листок по зарплате является важным документом для работника организации, подтверждающим получение заработной платы за определенный период. Для подтверждения получения расчётного листка работником существует несколько способов, которые зависят от утвержденного порядка в организации. Визуальная проверка. Расчётные листки выдаются работникам при помощи бухгалтерии или отдела кадров на основании приказа об утверждении порядка выдачи расчётных листков.
В данном случае работник должен получить лично свой расчётный листок и проверить его наличие и правильность расчётов. Подписание расчётного листка. Работник, получивший расчётный листок, должен его подписать как подтверждение получения. Данное требование часто устанавливается в приказе об утверждении формы и порядка выдачи расчётных листков. Двойные экземпляры. В некоторых организациях формируются два экземпляра расчётного листка — один для работника, а второй для работы и учёта начислений бухгалтером или другими уполномоченными лицами. Работник получает свой экземпляр расчётного листка, а остается у него возможность проверить его наличие и правильность расчётов. Хранение расчётных листков. Как и любой документ, расчётные листки должны быть хранены работником в соответствии с утвержденным порядком в организации. Обычно предусматривается сохранение расчётных листков в течение определенного срока, например, 3 года.
Невыдача расчётного листка. В случае невыдачи расчётного листка работнику организация должна установить причину и документально подтвердить этот факт. В приказе об утверждении порядка выдачи расчётных листков можно предусмотреть ответственность за нарушение осуществления выдачи расчётных листков. Таким образом, для подтверждения получения расчётного листка работником организации необходимо соблюдать утвержденный порядок выдачи расчётных листков, проверять правильность и наличие расчётного листка, а также подписывать его в случае необходимости.
Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил, и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами. Сроки хранения Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. Изменения в архивном деле В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет.
Срок хранения расчетных листков по заработной плате
С этой целью составляется документ, именуемый расчетным листком. Выдача расчетного листка Расчетный листок представляет собой бланк поясняющего характера, в который включается информация: о формирующих зарплату составных частях; о начислениях в пользу работника различного характера; о величинах удержаний с указанием оснований для их произведения; о конечной сумме, подлежащей выплате сотруднику. Расчетный листок формируется в отношении каждого работника в самостоятельном виде и включает в себя подробную информацию о том, откуда взялась выплачиваемая величина заработной платы. Выдавать подобную бумагу работодателей обязывает 136 ст. ТК РФ.
Право каждого работника — знать и понимать, каким образом работодатель вознаграждает его труд. Информация из расчетного листка позволяет трудящемуся отследить верность начислений и соблюдение работодателем требований трудового права в сфере оплаты труда и условий конкретного трудового договора, заключенного с сотрудником. Пример расчетного листка ТК РФ обязал работодателей выдавать работнику при выплате зарплаты расчетный листок, однако сама форма данного документа не разработана и не утверждена, причем не предусмотрено ни унифицированной, ни рекомендованной формы. Это позволяет работодателю проявить инициативу в данном вопросе и составить удобный для себя бланк расчетного листка, который будет отражать всю перечисленную выше информацию.
После подготовки форма расчетного листка подлежит утверждению руководителем организации с помощью приказа.
В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом. Минтруда в письме от 18. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц. Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег. Срок хранения Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки.
Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет ст. Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи ст. А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет ст. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет ст. Сроки хранения налоговых документов Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату удержание налогов, нужно хранить в течение пяти лет. Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов письмо Минфина от 19. Их положено хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков п. Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге п. Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет ст. Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет ст. А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления ст. Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет подп. К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов ст. ВНИМАНИЕ При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет ст. С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним. Всю переписку с налоговой уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки п. Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа п. СПРАВКА Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужно хранить на протяжении пяти лет после прекращения обязательств по ним ст. Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска. Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов. Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения. СПРАВКА При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом.
Расчетчица мне ответила, что не дает работникам, а только работодателю. А если он в командировке? Это бред 2019-04-12 07:37:58 Спасибо большое!!!!! В больших организациях расчетки выдают руководителям подразделений, как правило, в небольших, как придется, но в любом случае отказ расчетчика выдать бумагу выглядит странно...