А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Для удержаний из заработной платы необходимо письменное согласие директора и приказ (ст. 137, 138 ТК РФ) Удерживайте из доходов сотрудника не больше 50 %, НДФЛ и взносы на сумму долга не начисляйте.
Как удержать неизрасходованные подотчетные суммы с сотрудника
Взыскание подотчётных средств с работника. Здравствуйте. В течение полутора лет официально работающему сотруднику на зарплатную карту периодически переводились денежные средства под отчёт. Отчётов о расходовании этих средств нет. Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи; Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника). Возможен ли штраф, иные санкции или переквалификация (например, в заемные средства) со стороны контролирующих органов, в случае если сотрудник организации получает денежные средствам под отчет, не отчитавшись по предыдущим выданным ему суммам? Как этого. Подводя итог. Если не хотите спорить с проверяющими, то нужно, чтобы работники вовремя отчитывались по подотчетным суммам. Для этого, можно разработать специальную инструкцию о выдаче денежных средств в подотчет за подписью каждого работника. Работник не отчитался по полученным подотчетным средствам и деньги в кассу не вернул. Вправе ли работодатель удержать подотчетную сумму из выплачиваемого работнику аванса за первую половину месяца? Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
Удержание подотчетных сумм из заработной платы – готовьтесь, должники
Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных не списанных по авансовому отчету средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет. Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета Существует 3 возможных варианта развития событий: Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий: когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег; когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.
В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание письмо Роструда от 26. Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение издать приказ об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст.
По окончании этих 3-х лет задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной и подлежит списанию на убытки предприятия. А у сотрудника по окончании этого срока возникает облагаемый НДФЛ доход: пп. Под списанием с баланса понимается принятие указанных сумм в состав убытка с кредита счета 71 и перевод задолженности на забалансовый учет на счет 007. На этом счете долги хранятся в течение 5 лет с даты их списания с баланса с целью контроля возможности их взыскания; п. В случае если по окончании срока исковой давности сотрудник уволился, то предприятие в письменном виде должно предупредить налоговую инспекцию и самого налогоплательщика то есть работника о невозможности в течение налогового периода удержать у данного сотрудника сумму НДФЛ. И отправить такое уведомление необходимо не позже 1 марта года, следующего за прошедшим налоговым периодом, в котором и возникли указанные обстоятельства п. Стоит напомнить, что списать безнадежную сумму подотчетных денег можно только, если само предприятие предприняло все попытки к взысканию данного долга. Как определить окончание срока исковой давности?
Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности: в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга статья 191 ГК РФ , то есть для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока; как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года; нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок; по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы: акты сверки, подписанные обеими сторонами спора; переписку с должником-сотрудником; авансовый отчет если он есть , и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.
И только тогда можно списать признанный безнадежным долг с баланса компании и начислить НДФЛ! А вот в случае, если подотчетное лицо не подтвердило свои командировочные расходы, действует совсем иной порядок начисления НДФЛ. Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы? Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов? Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника: сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны; сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ. Это разрешено Налоговым кодексом РФ в статье 217 абз.
В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. Пробный доступ можно получить бесплатно. Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям: Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать. Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.
К таким средствам относят: деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем; остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен. Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71. Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы. Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов месяцев. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.
Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2022 года. Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы ст. Если время упущено, возвращать деньги придется через суд. Увольнение переводом в другую организацию с согласия работника — плюсы и минусы Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания ст.
Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд. В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость. Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода. Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность. Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка п.
Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога п. Взносы начисляются в день: списания задолженности, прощения долга; истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника. В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг чеками, накладными , то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы п.
Но выдача и возврат денег должны быть реальными, а не виртуальными. Средства зачислятся на счет, после чего их можно направит на другие цели. Виртуальный возврат повлечет штрафные санкции для руководителя в пределах от 4 до 5 тыс. Привлечь к ответственности фискалы могут только на протяжении 2 месяцев, субъекты МСП могут отделаться предупреждением. Списание подотчетной суммы за счет компенсационных выплат. Если руководитель предоставит юрлицу в пользование личное имущество, то он должен получать за это компенсацию. Списать подотчет можно в счет этих выплат, проведя взаимозачет.
На компенсационные выплаты не начисляется НДФЛ и страховые взносы. Проводить виртуальный возврат денег и их выдачу опасно, так как движение денег должно отслеживаться. Кроме того, таким способом не закрыть большие авансовые суммы. Риски будут отсутствовать полностью, если фирма на самом деле пользовалась услугами самозанятых и результаты их труда необходимы для деятельности юрлица. Для снижения рисков следует заключить с самозанятым договор на получение каких-либо услуг или выполнение определенной работы. При этом стоит учитывать, что услуги самозанятого не должны быть схожи с обязанностями сотрудников. Но само сотрудничество с самозанятыми может привлечь внимание проверяющих, так как они могут заподозрить подмену трудовых отношений. Опасные методы Заем и расчеты векселями. Задолженность руководителя может быть оформлена договором займа. Но не каждая компания готова прощать долги, особенно крупные суммы.
Некоторые используют схему с вексельными расчетами, предусматривающую расчеты не деньгами, а двумя векселями. К примеру, на 3 и 5 лет. Но векселя умышленно формируются фиктивными, по ним взыскать долги не получится. Инспекторам и судьям не понравится использование любых векселей. Осложняет ситуацию отсутствие платежей и зависимость сторон. Приобретение закрывающих документов у компаний-однодневок. Некоторые юрлица прибегают к таким действиям, но инспекторы научились быстро находить «технические» фирмы. В суде у хозяйствующего субъекта, закрывающего подотчет фальшивкой не будет шансов. Когда споры с инспекцией неизбежны Если директор в реальности просто утратил документы, подтверждающие расходы, он вправе предоставить в компанию частично восстановленную первичку. Инспекторы могут возражать против списания затрат, но по таким случаям имеется положительная судебная практика.
Сотрудник не отчитался в срок по командировке: что делать
В положении закреплен порядок удержания из зарплаты работника задолженности по подотчетным суммам. В нем указано, в какой срок будет удержана задолженность по подотчетным суммам. В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы с учетом некоторых моментов. Так, размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Взыскание подотчётных средств с работника. Здравствуйте. В течение полутора лет официально работающему сотруднику на зарплатную карту периодически переводились денежные средства под отчёт. Отчётов о расходовании этих средств нет. Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат. Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях. В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника.
Удержание из зп подотчетных сумм
При этом необходимо соблюдать следующие условия: решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы учреждение должно принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ст. Обратите внимание: если срок для принятия решения об удержании пропущен, не возвращенные работником подотчетные суммы могут быть взысканы с него только через суд ч.
Авансовый отчет, отражающий расход этих денег, работник обязан сдать не позднее чем через три дня после истечения срока, на который была осуществлена выдача финансовых средств. Это касается всех случаев выдачи подотчетных средств, кроме денег, выдаваемых на командировки от предприятия. За командировочные деньги сотрудники обязаны отчитываться в трехдневный срок после возвращения из командировочной поездки. Остаток неизрасходованных денег сотрудник сдает в бухгалтерию организации. Но случаются ситуации, когда работник не отражает в авансовом отчете все статьи расходов, но и оставшиеся деньги возвращать не имеет желания.
Если такой отказ прозвучал от сотрудника, то, согласно ст. Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба — так сказано в ст. Работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.
Нужно ли согласие сотрудника? По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника. Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание. Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию. Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке. Скачать пример заявления о согласии на взыскание подотчетной суммы с зарплаты — word.
Приказ на удержание подотчетных сумм Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты: название компании; наименование бланка, в связи с чем составлен; номер документа; требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника; с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы; на кого возлагается контроль за исполнением приказа; подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания; указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника. Приказ составляется на листе формата А—4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований. Скачать примерный образец приказа об удержании подотчетной суммы с зарплаты — word. При увольнении Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.
Как удержать из зарплаты подотчет? Существуют строго определенные сроки, в которые необходимо предоставить авансовый отчет по использованным деньгам. Сроки предоставления отчета: Три дня рабочих после истечения срока, на который средства были выданы. Если расходы осуществлялись работником, находящимся в командировке, то предоставить информацию по подотчетным суммам ему следует также, не позже трех рабочих дней, следующих за днем возвращения. Обычно эта процедура предполагает составление работником авансового отчета, в котором детально указываются все операции с подотчетными суммами, включая даты, размер и характер понесенных расходов. Если по тем или иным причинам вернуть всю сумму оставшихся подотчетных денег не получается, то она удерживается из заработной платы работника.
Как списать подотчетные суммы
Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание — ст. 138 Трудового кодекса. 1. Удержана из зарплаты сотрудника не возвращенная в срок подотчетная сумма в день выплаты зарплаты. 837. 4.304.03.737. 2. Отражено обязательство перечислить средства, удержанные из зарплаты в рамках госзадания, на КФО 2. 4.304.03.837. Расчет страховых взносов с невозвращенной подотчетной суммы производится на закладке Взносы. При выплате зарплаты за месяц удерживается НДФЛ с зарплаты и с невозвращенной подотчетной суммы.
Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?
Если сотрудник не вернул остаток средств после командировки, работодатель вправе удержать деньги из зарплаты командированного в течение месяца после окончания срока сдачи авансового отчета. В случае, если работник не полностью израсходовал выданные ему в качестве подотчетных сумм денежные средства, а остаток в кассу не вернул, то работодатель вправе произвести удержание из заработной платы работника суммы долга. Удержание можно делать в суммах, не превышающих 20% от заработной платы. В случае когда сотрудник не согласен на удержание, организации остается только обратиться в суд. Других законных способов принудить физлицо вернуть подотчет, к сожалению, нет. Удержать долг можно из зарплаты, если работник не сдал авансовый отчет вовремя либо отчитался, но за ним остался долг. Принять решение об этом руководителю нужно в течение месяца после того, как истек срок отчета по выданному авансу (ч. 2 и 3 ст. 137 ТК РФ). Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.